Podcast#9 提高在家工作效率的3個方法,防疫在家也能有效率

在本集《勇敢做自己》第9集中,我想分享我在家工作近2個月的心得,其中內容包含我的切身之痛,雖然目前我還在找到在家工作的步調,不過有幾項我自己覺得對於提高工作效率來說,是一個很好的經驗分享,所以我想在這裡分享給你。

Podcast: 勇敢做自己

分享滿滿的正能量語錄

「一生中會遇見很多的人,與每一個人的羈絆都是一種緣份,好的緣份得來不易,要好好的珍惜。」

因為現在疫情的關係,所以我對於這句話比較會有感覺,在我們的人生中,會遇見各式各樣不同的人,有的人可能是在你小的時候就已經認識了,有的人可能到你中年、晚年八十幾歲的時候才認識的,也有一些人是在你一生中只有短暫停留個幾分鐘,甚至是幾秒鐘的時間,所以能夠遇見不同的人,和每一個人的相遇都是一種緣份,如果遇到的是好的緣份,那你就一定要好好珍惜,因為你不知道未來哪一天,這個緣份就這樣子中止了。

而他們出現在我們的人生中,就一定都是有它的意義存在,就像是我在這一生能夠做為我爸爸、媽媽的女兒,就是一種得來不易的好緣份,我覺得我很幸運,你可以仔細算一下能夠成為父母的子女在全球人口中,這個機率有多麼的小,以現在全球人口數來說,目前統計人口數已經達到了78億左右,我還記得在十年前我念書的時候,忘記是在社會課本還是地理課本上,就寫說當時全球人口數才63億人,才短短十年的期間就漲了15億的人口,這個數字真的非常的驚人,雖然我剛出生的時候人口數可能沒有現在那麼多,不過就以目前人口數78億人來說好了,在這78億人之中,我能遇見我爸爸媽媽的機率是78億分之2,這個還比你中樂透還要困難好幾倍,而且我爸媽一路辛苦栽培我到長大,我才能夠在這裡做Podcast節目。

所以能夠在這麼微乎其微的機率下成為他們的孩子,我真的覺得非常幸運,我也非常鼓勵現在正在收聽的你,能夠打從心底的感謝你遇到了你的爸爸媽媽,因為這個緣份真的、真的、真的比中樂透還要難,所以像這樣好的緣份就一定要好好珍惜,尤其是像現在這麼嚴重的疫情,我們永遠都不知道未來要面對什麼,但是當下的我們、還有我們的朋友都能夠平安健康,這就是最幸福的,那麼如果是對於不好的緣份呢!能不要遇見是最好的。

我自願選擇離職成為「在家工作者」

回到今天最重要的主題,今天要來分享我自己在家工作的心得跟提高工作效率的方法,其實在節目一開始有稍微提到,目前我是一個全職的在家工作者,但是我並不是因為疫情的關係,而是在兩個月前,我自己選擇離職的,成為全職的在家工作者。

當初在選擇離職的時候,也是希望能夠給自己一個機會去追求夢想,我目前的夢想其實也算是很簡單,就是做自己喜歡的事,然後能夠擁有一份屬於自己的事業,當然未來的夢想可能就不是只有這樣而已,畢竟人都是有野心的嘛!尤其我又是獅子座的!

雖然現在正在朝著自己喜歡的夢想前進,但是實際上我還沒有真正的擁有一份自己的事業,因為我自己認為的事業就是至少能夠每個月帶給我收入,目前是還處於一個做公益的狀態,不過我相信我只要一直不斷的努力付出,最後還是會有收穫的,但是就目前狀態來說,我想我現在應該也比大部分的人都幸運很多,因為能夠在家工作,就代表每天不會看到討厭的老闆、討厭的同事、還有煩躁的工作,光這些就已經是有足夠的理由說是「很幸福了」,我想這應該也是大部分上班族都想要去追求的夢想吧!現在的我就是正在朝著大部分人都羨慕的路上前進。

延伸閱讀: [心得]徐豫(Anita御姊愛)的在家工作:從職場裡自由,在生活中冒險的個人實踐

學習如何在家工作的重要性

其實學習「如何在家工作」也是一個很重要的課題,雖然在家工作在台灣,目前還沒有那麼普及,國外對於在家工作的模式也比台灣來說已經領先很多,但是在未來其實整個社會跟國際都會慢慢趨向於利用遠端工作的方式,成為在家工作者。

現在的疫情就是一個全球正要開始轉型的起步點,未來說不定還有其他事件,讓全球被迫轉行為在家工作的方式,所以我認為其實每個人都應該要去培養至少一項可以在家工作的技能,最好是能夠利用網路進行遠端工作,因為如果說遭遇到重大轉變的時候,我們工作能力的彈性會比較大,可以自由的選擇要去公司上班,或者是在家裡工作都可以,比較不會受到外界環境的影響而阻礙了我們的未來,還有我們的生活。

在家工作可能沒有你想像中這麼好

不過大部分的人嚮往在家工作,很多都是看到了能夠不用面對上司、同事,還有能夠避開可怕的通勤,早上起床,你只需要1秒鐘就可以開始工作,所以它的好處確實很多,但是相對的,它的壞處也是不少,我現在實際體會兩個月後,我發現其實真的沒有大家想像中的這麼美好。

如果你的自律性還有時間掌控的能力不夠好,你就很容易會怠惰,然後很多事情就會一直無期限的延後,結果過了好幾天之後,你的工作完成度可能只有20~30%,這真的是一個很可怕的狀況。

事實上我就是有過這樣子的體會,所以我能明白那一種切身之痛,我也嘗試過很多不一樣的方式來調整我的工作狀態,有些方法是使用了2~3天之後,就沒有辦法維持了,有些是一直到現在為止,我還在使用,所以接下來我想和你分享我實際使用過後,真的能夠有效提高在家工作效率的方法。

提高在家工作效率的方法

1.打造不被誘惑的環境

我覺得這一個方法真的是很重要,我個人認為會讓在家工作效率降低的主要原因中,誘惑的因素佔了80~90%。因為通常能夠成為一個誘因,是因為這件事能夠讓你感覺到很輕鬆,然後你覺得他對你的吸引力很強大,大到你能夠拿「你自己的未來」去換取當下的快樂,這樣是不是聽起來有點可怕,但是確實是這樣子的,因為我們的未來是需要很久的時間才會發生的,而現在的這些誘因是當下你立即可以拿到的。

這個概念就很像是有一個著名的棉花糖實驗,它是一個美國的心理學測驗,我稍微簡單敘述一下測驗的過程:

研究人員會在小朋友的面前放一顆棉花糖,然後告訴這個小朋友如果15分鐘之後,你沒有吃掉棉花糖的話,我就會再給你1顆,結果發現大約只有30%左右的小朋友,能夠成功的堅持15分鐘。

之後再追蹤所有實驗的小朋友,他們未來的成就,結果就發現當初能夠堅持15分鐘的人,他們的未來成就比較好,因為他們能夠有自制力去克制眼前的誘因,而那些不到15分鐘就把棉花糖吃掉的小朋友,長大之後他們的成就平均,就沒有那些能夠堅持15分鐘的小朋友還要好。

所以由這個實驗來說的話,我們當下的誘因是可以立即獲得的快樂,但是比起你真正想要獲得的快樂,也就是你未來的成就,這兩者的差異就是時間性問題,所以為了不要被當下的誘因影響我們的未來,就必須要打造一個不被誘惑的環境。

我自己最大的誘因就是我很喜歡看電視劇,我會把電視劇稱作是一種「毒」,因為我只要一看到電視劇,就很容易上癮,想要停下來就必須要用很大的意志力。

雖然說在現在疫情這麼嚴重的狀況下,很多人如果被迫關在家裡的話,第一個休閒活動不外乎就是選擇看電視劇,確實能夠讓心靈放鬆很多,但是當看到很精彩的劇情的時候,就真的會忍不住一集接著一集看下去,所以我自己為了避免這種狀況發生,我會選擇去看以前我已經有看過的電視劇來看,雖然比較不會被誘惑,但是有時候還是會忍不住一直看下去。

誘因遠離你

我認為最好的方法就是把這些誘因遠離你工作的環境,比如說我喜歡看電視劇,那我的房間裡頭就一定不會放一台電視機,我的手機、電腦在這個時候也絕對不會開啟連續劇的畫面,甚至如果我不需要使用到手機和電腦的時候,我會把它們關機或者是設定成勿擾模式,避免因為跳出通知的聲音又打擾到我專注的狀態,也就是說你必須要和你的誘因保持很長一段距離。

便條紙法&保險箱法

或者是如果你想要接觸到這些誘因的話,你可以設置一些障礙,比方說前幾天我有一個朋友和我分享他克制玩PS2遊戲機的方法,就是在遊戲機盒外面貼一張便條紙,上面寫著一些待辦事項,然後像是另外一個人問自己這些待辦事項做了嗎?如果還沒有去做,那就趕快去做!

我覺得這個方法非常有趣,因為當你沒有完成這些待辦事項,再來又看到這一張紙條上面反問自己的話,就會開始覺得有羞愧感,然後就默默的把遊戲機放下來,趕快去完成待辦事項。

如果你還是無法克制自己去玩的話,你也可以試試看另外一個做法,就是把你的手機鎖在保險櫃裡,當你忍不住想要去玩手機遊戲的時候,就會因為必須要打開保險櫃的這個阻礙,而放棄玩遊戲的念頭,雖然這個做法比較極端,但是是一個蠻有效的方法,不過還是要提醒一下,千萬不要忘記保險櫃的密碼,不然這個障礙的難度就真的變得超級難。

2.規律的作息時間

我記得我的前同事就有跟我說過,他說在以前他沒有上班的時候,他的健康反而不如有上班時候的好,這是因為沒有固定上班時間的限制,生活反而會變得很凌亂。

當時我還沒有離職前,我對於他跟我說的這句話抱持著半信半疑的想法,但是離職之後的第一個月,我就相信他所說的。

雖然我自己的作息時間也沒有說到很亂,一開始我在晚上大約11點左右睡覺,早上7~8點左右起床,但是我的鬧鐘是設定在6點,所以在一開始那一個月裡,我沒有一天是真的準時在6點起床的

而我自己會覺得,如果我今天安排的行程,沒有照著規劃走,我就會覺得比較慌亂一點,或是過得好像沒有那麼充實,心情也會變得很糟,我想也是真的因為沒有上班時段的約束,所以我的身體比較不會在準時的時間起床。

像成功人士一樣早起

後來有一次我在尋找拍YouTube影片題材的時候,想到可以製作一個關於「為什麼成功人士都那麼愛早起」的這個主題,那個時候找資料就發現世界有名成功人士,比如微軟創辦人比爾蓋茲、股神巴菲特、蘋果的賈伯斯等,他們都是有早起的習慣,而且通常都會在5~6點左右起床。

他們起床就開始做一些早晨運動,或者是做一些輕鬆簡單一點的工作,一天的時間就多了很多可以利用,而且精神會變得很好,所以我也想要試試看5點鐘就起床,但是比照之前都會賴床的經驗,我用了一個能夠強迫自己早起的方式,就是在IG上發出21天早起挑戰的活動,一方面能夠拉著很多朋友一起加入早起的運動,有一種大家一起努力的感覺,另外一方面會在每天早上5點左右起床的時候,發佈早起打卡到IG限時動態,為了要發佈IG限時動態,就覺得不能讓自己很丟臉,所以每天5點左右的時候,我就會強迫自己一定要起床,因為我如果沒有在當下打卡成功的話,就一定會被大家笑,而且對於獅子座的我來說,這是一件很丟臉的事,但是事實證明這招真的是非常有效果!

我在這21天的早起挑戰中,每一天都是大約5點10分就起床了,所以我連續21天都挑戰成功,一直到目前為止,從21天早起挑戰的第一天開始算起已經持續了一個月多,我還在每天大概5點多的時候就一定會起床,因為我身體已經習慣早起的時間點,再加上我覺得早起能帶給我的好處真的是多太多了。

我打算在下一集的Podcast節目,專門錄製在這21天早起挑戰的過程中,我遇到哪些困難的地方,還有什麼樣的因應辦法,以及當時的感覺與狀態,我都會在下一期分享,所以如果你感興趣的話,記得要追蹤我的Podcast節目喔!或是追蹤我的IG,才不會錯過下一期的經驗談,相信在下一期透過我自己的親身經歷,一定能夠幫助到同樣也想要練習早起的朋友。

拉回到正題,因為有了這21天的早起挑戰,我已經能夠養成早上固定時間起床的習慣,但是光是只有固定早晨起床還不夠有效提高工作效率,因為白天的時間還是處於一種沒有約束的狀態,所以我後來又在強迫自己一定要像在上班的時候,早上8點就一定要在我的工作桌前面就定位開始工作,一直到中午12點才休息,下午再繼續從1點多工作到5點多左右才能正式的下班。

試著假想一個老闆

不過我這裡想要告訴你一個小秘訣,雖然你已經能夠制定出跟上班一樣的時段,但是你也要在心目中假想出一個老闆的樣子,當然你可以不用去設想你現在或以前最討厭的老闆,你可以把你自己的模樣想像成老闆,讓自己更有一種約束力,透過這樣子的方式,就能夠在白天的時候變得更有效率。

紀錄與掌控時間

不過我想要再分享一個小秘訣,算是能夠再把這個固定作息所帶來工作效率,再次提高到一個新的層次,這方法也是我之前在一位我很喜歡的說書YouTuber (Neko嗚喵)的影片中學到的,也就是把你所花費的時間完整的記錄下來,你當然可以稍微大概紀錄一下沒有關係,不過更極端一點的作法,就是連你中間在摸魚、發呆、上廁所花費的時間都要記錄下來,你就能夠清楚的明白在這一天當中,到底有哪一些時間是被你浪費掉,有哪一些時間是真正能夠被你運用發揮的。

而記錄的方式可以是在紙本上寫下幾點幾分做了些什麼事情,或是我想要推薦你一個App叫做ATracker來記錄,這個APP真的是幫助我很多,他裡面能夠讓你劃分出五個主要的行程,那我自己劃分出的行程分別是早晨儀式、休息玩樂、工作、睡覺、其他,總共5個項目,然後在某一個時間點進行這五個項目的其中一項,之後可以在每個項目下註記當下是做了哪些細項目。

所以我透過這個APP就能夠清楚明白,我這一天有沒有很有效的利用好時間,其實我一直都認為時間遠比金錢來說更重要,因為金錢我們能夠靠自己的雙手再賺回來,但是時間失去了就回不來了,所以我們更應該在我們有限的生命裡,好好利用時間去做更有意義的事情,當然也不是說完全就不能去耍廢、休息,而是說我們能夠更加掌控我們自己的時間,APP我是在Google Play上面下載的,我不確定iOS版的有沒有,如果你有興趣的話,可以去下載下來玩玩看!

3.設定目標

其實設定目標的概念是被大家一講再講,但是它真的很重要,你可以在記事本上寫下今天預計要完成哪些工作、本週要產出哪些成果,雖然有時候這些目標可能沒有辦法及時完成,但是因為有先制訂出一個明確的目標,所以你在規劃行程的時候,會有目的性的規劃,而且快要到產出的截止日時,你會變得更有效率要完成你的工作,這就是利用了時間的壓迫性,來幫助自己能夠完整的投入在工作上,而且也能夠更加清楚的知道,在有限的時間裡面,有哪個部分是必須要先去完成的,哪些是可以不用做的,對於事情的先後順序就會有一個概念,即使到了當天的截止日,還是能夠產出至少60~80分的成果,不用追求太過於完美,如果有多餘的時間再慢慢的達到90~100分的成績,因為我們如果太過於追求完美的話,反而會影響到其他行程的安排,這樣不但很多事情都會一直延誤,而且自己的信心也會受到很大的打擊。

自律性&穩定的心

那麼以上三個是目前我確實有在使用的,提高在家工作效率的方法,雖然比起長期在家工作的人來說,我還需要努力的空間還很大,不過我覺得在家工作最重要的除了要有自律性之外,還要有穩定的心,自律性大家應該都明白,但是穩定的心卻是很多人會忽略的,我自己也有經驗,雖然知道此時此刻我應該要認真,而且已經坐在桌子前準備要開始,但是心裡就是有一種不想認真的感覺,這時候我會再利用兩種方法,幫助自己能夠快速進入到工作的狀態。

穩定的心-方法1

給自己簡單一點的二選一選擇題,選項1是試著再努力一下,選項2是直接放棄,當然對於我來說,我不想要放棄,所以我選擇選項1「試著再努力一下」,當我開始努力個3~5分鐘之後,我就會開始進入到那一種認真的狀態,不過其實有的時候我發現,就算努力個十幾分鐘,還是沒有辦法有動力工作,這個時候我就會再試試下一種方法。

穩定的心-方法2

第二種方法就是出去散散心,你可以離開座位到戶外走一走,看看外面的風景,不過現在是非常時期,有些人如果住在公寓的話,還是盡量不要外出,那麼你就可以去找一個比較安靜一點的室內空間,然後靜靜地看著窗外的風景,這時候心裡真的會平靜很多,但是千萬不要去接觸能夠誘惑你的事情,不然心情不但沒有辦法平靜下來,反而會像脫韁的野馬一樣,拉也拉不回來。

總結

提高在家工作效率的3種方法

1.打造不被誘惑的環境

你的目的就是要盡可能的遠離誘因,如果你容易被手機吸引的話,建議可以調整成勿擾模式,避免跳出來的通知聲音干擾到你。

2.設定固定作息時間

最好的方法就是能夠像上班時間一樣的作息,早上8點就固定要在工作桌前開始認真,一直到下午5點之後才可以正式下班,養成規律的作息,生活的步調才不會很凌亂。

3.設定目標

在做每一件事情的時候,一定要設定出一個具體的目標,讓你在工作的過程中,能有一個方向,等到截止日快要到的時候,就更能夠督促你全心的專注在工作上。

自律性與穩定的心

那麼在家工作最重要的除了自律性之外,培養一顆穩定的心也很重要,而培養穩定的心有2個方法。

1.簡單的2選1「選擇題」,選項分別是試著再努力一下與直接放棄,我通常都會選擇試著在努力一下,因為當你開始努力個3~5分鐘之後,你就能夠比較快進入到工作的狀態。

2.找一個安靜的空間看看風景,這樣也能夠讓自己的心境比較快的平靜下來。

今天非常感謝你的收聽,因為你的收聽,讓我變得更有動力去做《勇敢做自己》的podcast節目,如果你喜歡這樣子的節目內容,可以訂閱追蹤我,或是可以追蹤我的YouTube、IG,讓我一直帶給你正向的知識,伴隨你一起學習成長,也歡迎幫我到iTunes story上幫我打星評分加留言,詳細連結都在節目的資訊欄處,我是玲玲,我們就下集再見囉!拜拜!

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