善用5種策略&每天最重要的2小時,讓你高效完成90%的工作量|《每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作》【說書】玲Lingling

如何善用《每天最重要的2小時》讓你完成90%的工作量?|5種有效提高工作效率的策略【閱讀心得】

你有過每天即使很努力,都無法將事情通通都完成的經驗嗎?

明明已經把休息時間都拿來工作了,為什麼事情還是做不完?

如果你有這些經驗,那這本書《每天最重要的2小時》絕對是為你寫的!

本篇將整理書中最重要的5個策略,幫助你可以快速找到提高工作效率的方法,讓你的工作與生活更加美好。

YouTube影片

重點時間軸

00:00 《每天最重要的2小時》

02:38 策略1-辨識每個決定點

04:14 策略2-管理心智能量

05:46 策略3-對抗分心的方法

08:42 策略4-掌握運動和飲食的訣竅

11:23 策略5-打造良好的工作環境

書籍簡介

[閱讀心得]每天最重要的2小時

每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作

Two Awesome Hours: Science-Based Strategies to Harness Your Best Time and Get Your Most Important Work Done

作者: 喬許.戴維斯

出版社:大塊文化

Amazon.com商業理財/個人成長類百大暢銷書

《富比士》、《金融時報》、800-CEO-READ等財經媒體專文報導

每天最重要的2小時,你用來做什麼事?

專門寫給創意工作者、自由接案者、一般上班族、專業人士的工作策略書

真的可以為你創造每天2小時的高效率生產嗎?

過去我們對於做事的原則,都是認為應該要盡可能地將時間給拉長,才能夠將事情完成,但是本書的作者喬許•戴維斯博士發現其實並不是這樣的。

拋開對效能的迷思

作者長年研究神經科學與心理學,他發現如果想要真正擁有高效率的生產力,最好是能夠拋開對效能的迷思,應該要能夠配合人體的生理系統,當生理系統創造出最佳的運作狀態,才能夠展現高效率的生產能力,完成真正重要的事。

(效能指的是「重視組織目標的達成、重視結果,追求「做對的事情」)

不一定要固定2小時

本書的書名是《每天最重要的2小時》,顧名思義就是能夠創造出「2小時」可以高效生產,但是其實並不是說一定要找出固定的兩個小時,每個人的行程都不一樣,有的人一天非常清閒,有的人一天中必須要開很多會議,如果單純固定兩個小時,反而會讓自己過得很辛苦。

兩小時只是大部分的人可能都可以做到的程度,當然這個時間點可以根據自己的狀況增加或減少,主要是接下來即將提供的5個策略,幫助你建立最佳的狀態,可以在此時完成一天中最重要的事情,其餘時間可以拿來處理不太需要策略性和創造性思考的事情,比如說回覆電子郵件、安排行程、支付帳單等等。

策略1-辨識每個決定點

在日常生活中,我們總是節省各種瑣碎的時間,想要趕快進入下一個工作階段,但是當我們在下一個工作階段忙完的時候,回頭發現最重要、最需要去做的事情,竟然還沒有開始,我們雖然節省了那幾分鐘的零碎時間,卻也整整浪費了一整個時段去處理不重要的事情,讓寶貴的時間變成瞎忙的時間。

延伸閱讀: [心得]拖延有救:擊垮惰性,讓執行力瞬間翻倍,準時完成工作與生活大小事

這是因為我們的腦袋傾向去走最不花腦筋的那條路,處於一種自動駕駛的狀態,會毫無選擇的隨意做一件事情,而沒有好好思考下一步應該優先選擇做哪些事情,如果是緊急的事情可能就會優先處理,但是如此一來,我們便會忘記那些「重要但不急迫」的事情,其實我們最重要的事情不是那些「急迫且很重要」的事情,因為那些通常都是必須要去處理別人的事情,而「重要但不急迫」的事情通常都是對於自己能力提升有幫助的事

那麼為了有效的將時間花在那些「真正」重要的事情上,我們應該在每做完一件事情之後,花一點時間思考一下接下來該做哪些事情會比較好,而這些思考的時間就是一個決定點,不過如果我們在做一件事情的時候被打斷,你可能會覺得心情很煩躁,但是其實這個被打斷的時間點就是一個新的決定點,你可以不用急著開始繼續工作,而是思考一下接下來應該做哪些事情,相信一天當中,你會發現最重要的事情都已經先做完了,接下來可以比較沒有壓力的處理那些相對不是那麼重要的事。

策略2-管理心智能量

你是否曾經有過當你早上起來時,特別能夠抵抗吃甜食的誘惑,但是到了下午或晚上,卻無法克制誘惑而大吃一頓?

那是因為當我們展現自制的行為時,會消耗我們的心智能量與意志力,雖然短時間能夠抑制誘惑,但是大腦已經呈現疲憊的狀態,這時候因為我們的已經沒有足夠的意志力,所以在面對最重要的事情時,會想方設法的拖延或是逃避做出決定。

減緩心智疲勞的方法

如果能夠有效管理我們的心智能量、減輕心智疲勞,會有效提高做事的效率,以下提供幾個方法幫助你避免心智疲勞:

1.早上先完成當天最重要的工作

想想一天當中有哪一些事情是需要很多創造力與思考,這些事情對你的重要性有多少,可以「優先」花時間處理這些很重要又燒腦的事情,優先的意思是指你第一件要去做的事,是在你開始檢查電子郵件、看電視或滑手機之前。

2.區分日常生活的待辦事項

將所有的待辦事項分成「重要決定」、「創意」或「其他雜項」等,可以預先安排在哪些時段從事哪些事情,比如說早上精神最好的時候,可以從事創意的事情。

3.前一天晚上先做出一些決定

你可以在前一天晚上先寫下隔天的規劃,或者是做出一些決定,這些事情不一定每一件都是大事或者是小事,你可以想好明天早餐要吃什麼、明天預計要完成哪些工作,減少消耗明天的心智能量。

4.休息時間避免從事燒腦的事

人體不是機器人,總是需要休息一下,本來休息時間是為了要恢復精神,但是很多人卻在休息時間去做一些需要消耗心智能量的休閒活動,比如說看一則容易讓人生氣的新聞,這個時候生氣的情緒就會繼續消耗心智能量,接下來要開始從事正事時,除了感覺到疲累之外,心思也會無法抽離剛剛的情緒,所以必須要刻意避開這些容易讓我們耗費心智能量的休閒活動。

補充心智能量的方法

如果我們都能避開容易耗費心智能量的事情之後,你可以再試試以下方法幫助你恢復心智能量:

1.緩慢的進行幾次深呼吸

2.讓自己開懷大笑,擁有好心情

3.小睡10分鐘

相信透過上面幾個方法,很夠讓你的心智能量在從事最重要的事情時,能夠有一個良好狀態。

早起挑戰

策略3-對抗分心的方法

如果你是一個經常容易分心、難以專注在一件事情上的人,其實你不用覺得太難過,絕大部分的人都是這樣的,因為人類的大腦天生就是容易在不同的事情上快速轉換焦點,以進化論來說,如果人類只專注在一件事情上而不分心,就不容易察覺到環境的變化,那在原古時代中很容易就會被飛禽走獸給吃掉,所以為了要生存下去,人類的大腦自然演化成容易分心的思考模式。

不過以現代人來說,一個良好的專注力是成功的要素之一,所以為了要專注在重要的事情上,我們可以使用兩個技巧,來幫助我們提高專注力,第一個就是移除分心的事情,第二個就是讓自己的心思「漫遊」。

1.移除分心的事情

當你的手機跳出通知訊息的時候,你是不是會因為好奇心而去查看一下,或許你沒有完全看完這封訊息,因為你告訴自己現在必須要專注在工作上,但是你有沒有發現當你再次專注在工作上時,你的心思會開始思考剛剛那封訊息的內容,此時的你就更加煩躁。

有科學證據顯示,當人們被要求「別」去想某個事物時,反而會去想這件事,就像是我現在告訴你「不要去想北極熊!」,請問你剛剛是不是有想北極熊?如果你有想北極熊,歡迎在底下留言!

這是因為大腦受到刺激時,會激活整個神經元網絡,就像是剛才的「北極熊」,當你聽到這三個字時,就會開始激起你想起熊的模樣、可口可樂廣告上的大白熊,又或者是前幾天才去動物園看到的北極熊畫面,如果想要不去想到北極熊,最好的辦法就是移除所有跟北極熊有關的事情,完全不要接觸。

反觀我們容易受到干擾而分心時,就是要移除所有不必要的分心事物,比如手機、電視、電腦、電話等等,如果可以的話,盡可能的遠離自己或直接關掉,萬一真的接觸到了干擾源,你可以試著靜坐5~10分鐘,有研究顯示練習靜坐對於提高專注力是很有幫助的,或許你可以試試看!

靜坐、冥想

2.讓心思漫遊

如果你已經分心了,真的很難再專注,這時候你也不要覺得太焦躁,你就讓大腦分心吧!

沒有錯,就是讓大腦分心!

請告訴自己沒有關係,這是正常的!但是千萬不要轉移注意力去做其他事情,你就靜靜地坐在原位,讓你的心思漫遊,不要去限制思緒飄移,大概幾分鐘之後,你就會發現你的思緒慢慢的拉回到原先的工作上,而且反而會更加專注的投入工作。

或是你可以試著將注意力轉移到只需要一點思考,但是又不需要使用到工作記憶的事情上,比如你可以簡單的收拾一下桌面、仔細聽聽音樂中有使用到哪些樂器、數一下窗外飛過幾隻鳥等等,這些事情能夠讓你的思緒暫時轉換到另外一個情境,但是又不會太吸引你的注意力,過幾分鐘之後,就會失去吸引力,讓你可以再次專注在工作上。

透過以上的方法,當你發現自己開始有分心的狀況時,請友善的對待自己,放自己一馬。反而能夠讓你在接下來的工作上有更高的生產力。

策略4-掌握運動和飲食的訣竅

「適度的運動」與「飲食的控制」也是影響工作狀態的重要因素之一,所以接下來針對運動與飲食兩方面細細的討論!

1.運動

運動對於健康的好處是每個人都知道的,但是其實對於提高專注力與自制力來說,也是有很大的幫助。

在腦袋昏昏沉沉的狀態下,稍微運動5~10分鐘,也能夠有正面的效益,當然對於接下來要進行的工作,也能夠減輕緊張感與焦慮感。

而運動還有另外一個好處,就是能夠讓我們的情緒變得比較正面,心情也會比較好,這是因為我們在運動的過程中,會分泌多巴胺的激素,能夠讓我們感到快樂、高興、有活力,不過令人訝異的是如果進行運動的項目比較劇烈,或者是更長時間的運動,例如超過40分鐘以上,正面的效益反而就沒有這麼強烈。

所以最好能夠從事溫和、適量、讓你稍微出汗的,但不會讓你感到精疲力竭的運動,就能夠讓你在運動後的幾小時之內,心智狀態提高很多。

不過如果你是在公司工作的上班族,可能會覺得怎麼可能有時間跟空間可以做適度的運動,所以接下來提供幾個小技巧,讓你在上班的時候也能夠稍微運動:

(1) 在樓梯間上下來回多走幾次

(2) 在辦公室時稍微扭一扭脖子、向上伸展

(3) 中午提早吃完飯,到戶外走一走散步

2.飲食

(1) 食物

飲食中提供能量的三元素為碳水化合物、蛋白質、脂肪,一份食物中這三個元素佔比的多寡,在我們攝取之後,會影響到我們的工作狀態。

如果需要快速提神的話,可以攝取高含量的碳水化合物點心,不過這個效果大概可以持續15分鐘左右,在這個時間你會覺得注意力提高,而且整個精神狀態會非常好,但是攝取一個小時之後,大腦的精神狀態就會下降。

不過如果你想要持續好幾個小時處於巔峰狀態,或許在重要會議開始前半個小時,可以攝取高脂肪的飲食,但是攝取飲食的情況還是要根據目前身體的狀況,如果有任何疑慮的話,建議尋求醫生的指導會比較好。

(2) 飲料

針對喝的方面,一般上班族會接觸到的,大部分都是水跟咖啡,而茶可以稍為歸類為咖啡因不是那麼高的咖啡,所以以下針對攝取水跟咖啡後,工作狀態的改變做探討。

成人體內的含水量大約是50~60%,基本上身體的各種化學反應都必須要有水參與。

有一篇文獻指出,即使是一個健康的年輕人,當體內的水份每降低2%時,雖然不會傷害到長期記憶,或者是大腦以及身體上的各項功能,但是會影響到注意力與短期記憶,而且當脫水的狀況出現的時候,就會容易情緒不穩、發怒、倦怠,所以在工作的時候,盡量能夠多補充水份,尤其是在辦公室經常需要吹冷氣的族群。

  • 咖啡

咖啡可以說是上班族必備的飲品之一,甚至有的人必須喝下大量的咖啡,攝取到的咖啡因才能促進提神、進入良好的工作狀態。

其實咖啡並不是喝的越多效果越好,每個人對於咖啡因的攝取量所影響的程度並不相同,通常在喝下少量的咖啡之後,如果30分鐘以後的精神狀態達到良好的程度,代表這個咖啡的攝取量對於你來說是最適合的,如果喝超過這個量,其實並不會讓你思緒清晰,反而會讓你感到疲倦、焦慮。

但是這個方法可能需要在喝下咖啡30分鐘之後,才看得出效果,所以很多人都會直接喝下大量的咖啡,如果30分鐘後,不但沒有讓你感覺到精神狀態很好,反而會有焦慮與疲倦的現象,這時候你可以選擇小睡一下,能夠有效讓你恢復到最佳的精神狀態。

策略5-打造良好的工作環境

在一個良好的工作環境中,能夠讓你有較好的工作狀態,如果是在家工作者,比較能夠靈活設計自己的工作環境,但是如果是在公司上班的人,面對吵雜、無法專心的環境,又該如何打造一個適合自己辦公的空間呢?

1.清理雜亂的工作環境

在策略3有講到人類本身就很容易分心,所以當你在工作的時候,桌面或空間有很多雜亂的物品會容易讓你在專心的過程中分心,當然有些人覺得環境中的雜亂反而能夠讓他們更加專心,這些人當然就另當別論,絕大部分的人都是很容易受到環境影響,所以當你在正要開始工作前,先將桌面上的東西收拾一下,能夠有助於提高專注力。

2.個人化佈置工作空間

你可以考慮放置一些生活照或是植物,讓你在工作壓力大的時候,可以試著轉移焦點,看看這些能夠讓心情比較好的東西,幫助你在接下來的工作上能夠有較好的狀態。

3.環境中的聲音

在公司上班免不了會聽到同事間談話的聲音,或者是無可避免的吵雜聲,這時候建議可以播放出一些白噪音的背景音,蓋過其他的嗓音,例如可以開著電風扇,聽著電風扇發出的運轉聲。

但是其實如果能夠讓環境中的聲音處於安靜狀態,才是較好的工作環境,最好不要聽任何的音樂或者是到咖啡廳工作,盡量讓環境保持安靜的狀態,你也可以提早到公司上班,或者是週末在家完成工作。

4.光線的影響

環境的光線除了會影響我們的視力之外,其實也對於工作狀態有很大的影響,研究顯示明亮的光線或是藍白光,能夠增加自制力、思考會更清晰,但是如果想要激發更多的創意,可以在稍微暗一點的光線下工作,所以可以根據目前工作上的需要,適時的調整光線的強弱。

延伸閱讀: 【2021護眼檯燈推薦】10大舒服護眼檯燈人氣推薦
延伸閱讀: 電腦、筆電螢幕掛燈大整理,網友PTT一致覺得這款螢幕掛燈最好用!

結語

本書所寫到的五項策略看似簡單、容易實行,是因為這些策略都是順著我們人類的生理狀態所制定的,面對繁雜的工作我們每天需要處理的事情非常多,如果能夠利用一些方法,讓自己的工作狀態處於最佳的情況,除了能夠讓你的工作比較好的表現之外,也能夠讓你的心情變得更加美好,生活就不再是痛苦的,反而會讓你更期待明天的到來!

每天最重要的2小時:神經科學家教你5種有效策略,使心智有高效率表現,聰明完成當日關鍵工作

最新文章

Leave a Comment

發佈留言必須填寫的電子郵件地址不會公開。 必填欄位標示為 *